ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A. Defenisi Adm. Kepegawaian

Administrasi kepegawaian berbicara tentang sumber daya manusia yang ada didalamnya. Adanya hubungan kerjasama antara orang yang menyediakan pekerjaan dengan orang yang membutuhkan pekerjaan.
Kepegawaian membahas tentang pegawai dari 2 aspek, yaitu Negara dan Swasta. Pegawai negeri berkaitan dengan pemerintah dan gajinya dibayar oleh pemerintah, sedangkan swasta tidak

Aspek kepegawaian :
• Hubungan kerja,terjadi karena perjanjian (swasta) dan UU (PN)
• Atasan dan bawahan
• Gaji
• PHK

Pengertian adm. Kepegawaian
• Sebagai ilmu
Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga kerja sejak penerimaan sampai pemberhantian.
• Sebagai proses
Penyelenggaraan politik kepegawaian (kebijaksanaan publik)
• Sebgai seni
Seni memilih pegawai baru dan menggunakan pegawai lama sebaik mungkin, untuk menghasilkan barang dan jasa yang maksimal, baik dari segi jumlah dan mutunya.
• Sebagai fungsi
Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia demi mencapai tujuan tertentu.

B. Sejarah Adm Kepegawaian

1. Mesir Kuno
Pada mulanya prinsip adm kepegawaian pada pembuatan piramida sejak tahun 10.000 SM. Raja Ramsesh III membuat dekrit pada dinding tulis mesir. Kemudian ketika tulonius berkuasa dilakukan sistem kepegawaian. Dengan cara mensistelasi di sistem mati dan mengkonsentrasikan para pembantunya. Siatem adm dirancang untuk sistem tertentu, tujuan tertantu, dikodifikasikan dan dirumuskan secara jelas.

2. Cina Kuno
Dikenal tahun 1900 SM dan dikembangkan dalam bentuk aturan konstitusi chawyang mengatur persyaratan bagi pegawai negeri, yaitu kejujuran,kecakapan, pengabdian kepada kepentingan umum, pengetahuan yang mendalam tentang kondisi negara, produktif, dankemampuan untuk selalu sibuk. Disamping itu juga harus mampu menerapkan ajaran konfosius sbg norma kebajikan. Dalam perkembangannya.cina telah dikembangkan prinsip kesatuan perintah, kepemimpinan, dan pendelegasian wewenang kepada bawahan.

3. Abad Pertengahan
Pada abad pertengahan di eropa, yatu pada 812M Chatmelegne mengemukakan ide tentang perbaikan sistem adm pemerintahan kepada raja - raja di eropa. Perkembangan ini sejalan dengan semakin menguatnya raja sebagai kepala pemerintahan. Bahkan untuk menjamin dan menjaga keutuhan wilayah serta lancarnya roda pemerintahan, maka dibuat sistem administrasi berkaitan dengan adm fiskal, pengawasan pegawai, pengembangan laporan,serta pengangkatan pegawai.
Dengan perkembangan iptek ditemukam mesin uap, maka terjadilah perubahan yang pada awalnya penataan kepegawaian dalam rangka penataan perkebunandan perdagangan, berubah dengan munculnya pabrik – pabrik sebagai tanda dimulainya masa industrialisasi. Perubahan ini juga membawa dampak pada adm kepegawaian seiring muncul sistem kapitalisme yang menularkan prinsip keseimbangan antara pemberi kerja dengan pekerja. Dalam praktek kapitalisme ternyata merugikan pekerja, sebab mereka menggunakan prinsip ekonomi. Hal ini menyebabkan terjadinya eksploitasi tenaga kerja dan upah di hargai sangat rendah. Akibatnya negara timbul kemiskinan cukup besar, yang disebabkan lahan perkebunan dan pertanian digunakan untuk industrialisasi.

C. Perkembangan Adm Kepegawaian Di Indonesia

1. Fase Feodal
Pada masa ini antara pekerja dengan pemberi kerja, khususnya Raja atau Bangsawan , hanya bersifat pengapdian dari sang abdi kepada sang raja. Hubungan kerja ini diresapi oleh sang abdi sebagai penyerahan diri. Apa yang diterima dari Raja dianggap sebagai anugrah. Tidak ada tawar menawar soal pekerjaan dan pembayaran

2. Masa Penjajahan
Pada masa penjajahan belanda dan jepang masyarakat sangat tertindas, bodoh dan sengsara. Dalam Adm kepegawaian bangsa indonesia hanya diberi jabatan rendah dan hanya untuk memperlancar penjajahan. Faktor keturuna merupakan penentu dalam pengangkatan pegawai, sehingga adm kepegawaian masa ini tidak berkembang di Indonesia.

3. Masa Proklamasi
Adm kepegawaian mulai diperhatikan. Pada UUD 1945 alinea 4,lembaga pemerintah pertama yang mengelola itu adalah Kantor Urusan Kepegawaian (KUP). Kup khusus diperuntukan untuk menangani pegawai pemerintah RI, sedangkan pegawai yang mengabdi pada Hindia Belanda dikelola oleh Djawatan Umum Urusan Pegawai (DUUP). Berdasarkan Peraturan Pemerintah No 32 tahun 1950 kedua lembaga disatukan dan menjadi Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN).. namun karen tidak berjalan dengan baik, pemerintahan Ali Sastroamidjojo membuat program yang bertujuan menyusun aparatur negara yang efisian serta pembagian tenaga kerja yang rasional. Banyak lembaga yang dibentuk seperti Panitia Organisasi Kementrian (PANOK) dan Lembaga Administrasi Negara (LAN) berdasarkan PP no 30 tahun 1957 yang bertugas menyempurnakan aparatur dan adm negara.

4. Masa Orde Baru
Kesadaran pemerintah terhadappentingnya aparatur negara semakin meningkat. Ketika kebinet penbangunan1 membentuk Menteri Negara Penyempurnaan dan Pembersihan Aparatur Negara (MENPAN).dalam tugasnya dibantu oleh tim PAAP dan Sekretariat Panitia Koordinasi Efisiensi Apartur Ekonomi dan Aparatur Pemerintah sebagai unsur staf. Perubahan lain yang cukup penting semasa kabinet ini adalah diubahnya KUP manjadi Badan Adm Kepegawaian Negara (BAKN) berdasarkan PP no 32 tahun 1972. BAKN ditetapkan sebagai sebuah lembaga pemerintah non departemen berfungsi menyempurnakan, memelihara dan mengembangkan adm negara di bidang kepegawaian sehingga tercapainya kelancaran jalannya pemerintahan.

5. Masa Proklamasi
Pengelolaan kepegawaian dilakukan oleh MENPAN, LAN, BKN, dan BKD. Dimana kedudukan dan fungsi dr masing – masing lembaga pengelola pns. Pada periode ini yang ditekankan adalah tentang netralitas PNS danri politik dengan keluarnya UU no 32 tahun 1999 yang merupakan perubahan atas UU no 8 tahun 1974 tentang pokok – pokok kepegawaian, dimana terdapat larangan bagi pns untuk terlibat menjadi anggota atau pengurus parpol.
Kepegawaian daerah di atur berdasarkan UU no 32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah sebagaiman telah diubah dengan UU no 8 tahun 2005 tentang penetapan PP pengganti UU 32/2004 tentang pemerintahan daerah.

D. Sistem Kepegawaian
1. Sistem pengangkatan negara
Didasarkan dalam konteks kepegawaian pemerintah yang tradisional. Disini akan ditemukan pejabat berdasi yang tidak profesional. Ini terjadi karena rekruitmen didasarkan adanyan kesamaan tujuan, kualifikasi, syarat,dll.namun aspek positifnya, sistem ini membuat pegawainegara berada pada posisi netral karena bebas dari pengaruh politik.

2. Sistem pengankatan politik
Sistem kepegawaian yang didasarkan pengangkatan atas dasar kebijakan eksekutif. Dalam hal ini anggota masyarakat yang bekerja sebagai pegawai negara diangkat berdasarkan kemampuan intelektual dalam rangka melengkapi sistem adm negara.

3. Sistem pengangkatan karier profesional
Sistem perekrutan yang didasarkan pada kemampuan individu dari posisi yang akan ditempatkan. Dalam sistem ini, karier seseorang telah diatur dengan cara sistematis dan terencana dengan beberapa hirarki posisi yang dapat dicapai apabila seseorang mampu menggunakan kemampuan secara profesional. Maka I akan mendapatkan posisi itu sesuai spesifikasi. Namun sistem ini lebih cenderung akan masa jabatan,tidak selalu berdasrkan hukum yang berlaku. Aspek positif sistem ini mampu meningkatkan pelayanan publik.

4. Sistem koloektif
Suatu sistem kepegawaian yangpada hakekatnya gabungan sistem pengankatan negara dengan sistem karier. Ketika seseorang diterima bekerja, maka ia akan dijelaskan peraturan dan pekerjaannya. Pekerjaan tidak dirancang terlebih dahulu, tetapi dirancang setelah diketahui kemampuan pegawai dan disesuaikan dengan tujuan institusi.

E. Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi PNS

Merupakan suatu system berdasarkan dimana pekerjaan yang di atur secara bersamaantara pihak manajemen dengan pegawai bawahan.

Fungsi pemerintahan :
• Pelayanan
• Pembangunan
• Pemberdayaan
• Pengaturan

Dengan demikian kedudukan pns yang berada pada posisi eksekutif dan legislative sudah di tentukan berdasarkan UUyang nantinya bertanggung jaweab penuh pada aturan hokum yang telah diberlakukan sekaligus memiliki posisi yang sangat penting terhadap berhasil atau tidaknya.
Yang menjadi persoalan utama berkaitan dengan tupoksi ini adalah keserasian dan ketepatan penempatan pns sesuai dengan keahlian dan latar belakang pendidfikan. Jika tidak maka berakibat adanya penyesuaian yang lambat dengan pekerjaan dan kurang mampu membuat prestasi serta kurang maksimalnya pelayanan umum yg dilakukan akibat ketidakserasian dari penempatan.

Apalagi menurut Sujatmoko, para pns secara mentalitas lemah dalam disiplin dan sering menangguhkan tanggung jawab pribadi. Budaya kerja pns masih dipengaruhi oleh budaya paternalistic, akibatnya para aparat dalam bekerja lebih banyak menghindari resiko dan menunggu atasan.

Cirri – cirri manusia Indonesia :
• Munafik
• Enggan bertanggung jawab
• Feudal
• Percaya tahayul
• Berwatak lemah

Oleh karena itu pemerintah telah berupaya menaikan gaji dan tunjangan. Namun kenyataannya tidak memperlihatkan perbaikan pekerjaan pns. Hal ini disebabkan kurangnya penegakan disiplin oleh atasan.


1. Pejabat Structural
Mempunyai tugas pokok menyiapkan pembinaan adm kepegawaian, pengembangan kepegawaian, pengangkatan dan pemberhantian pegawai, mutasi pegawai dan kesejahteraan pegawai, serta tata usaha.

Fungsi :
• Perencanaan pengembangan, pangkat, jabatan dan peningkatan pengetahuan pns
• Penyiapan penyusunan peraturan dan perundangan daerah di bidang kepegawaian
• Penyiapan dan pelaksanaan pengngangkatan, pemamfaatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam jabatan structural dan fungsional
• Penyiapan dan pelaksanaan pengangkatan dan pemberhentian pns
• Penyelenggara pembinaan adm kepegawaian

2. Sekretariat
Tugas pokok memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh orang dalam lingkungan.

Fungsi :
• Penyusunan program kerja urusan umum
• Mengatur dan menyusun adm kepegawaian
• Melaksanakan pembinaan dan pengelolaan keuangan

3. Bidang Umum Kepegawaian
Tugas pokok menyiapkan bahan pelaksanaan, pengadaan dan seleksi, pembinaan kedudukan, bimbingan penyuluhan, menghimpun peraturan perundangan kepegawaian dan menyusun laporan kepegawaian.
Fungsi :
• Mengumpulkam bahan pengadaan dan seleksi calon peserta pns, calon peserta pendidikan, pelatihan, serta ujian jabatan.
• Mengumpulkan bahan penyusunan dan penunjuk teknis pelaksanaan peraturan perundangan
• Mengumpulkan bahan evolusi dan pelaporan pelaksanana adm kepegawaian
No Eselon Pangkat Gol/ruang Pangkat Gol/ruang
1 2 3 4 5 6
1/a Pembina utama madya IVd Pembina utama IV/e
2 1/b Pembina utama muda IV Pemb utama IV/e
3 II/a Pembina utama muda IVc Pemb utama madya IV/d
4 II/b Pembina Tk. 1 IVb Pemb utama muda IV/b
5 III/a pembina IVa Pemb Utama muda IV/b
6 III/b Penata Tk. 1 IIId Pemb. Tk 1 IV/a
7 IV/a penata IIIc pembina III/d
8 IVb Penata muda Tk. 1 IIIb Penata Tk 1 III/c
9 Va Piñata muda IIIa Piñata muda Tk 1 III/b
F. Formasi dan Rekruitmen Aparatur

Pengertian formasi dalam UU kepegawaian maupun Peraturan Pemerintah
Adalah jumlah dan susunan beban kerja yang harus dilaksanakan untuk jangka berdasarkan jenis pekerjaan.jumalh dan susuna pangkat pns yang diperlukan untuk menjalankan tugas pokok yang ditetapkan pejabat yang berwenang.

Factor yang mempengaruhi formasi :
• Jenis pekerjaan
• Sifat pekerjaan
• Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas pegawai
• Peralatan yang tersedia
• Ketresediaan anggaran pada tahun yang sedang berlangsung.

Proses Rekruitmen adalah analisis jabatan yang berisikan uraian pekerjaan.

Tahapan rekruitmen :
• Perencanaan
• Pengumuman
• Pelamaran
• Penyaringan

Proses penetapan :
• Pengumuman
• Pengangkatan sebagai calon PNS dengan melengkapi persyaratan
• Diangkat
• Membuat keputusan pengangkatan ( SK PNS)
• Wajib melapor kepada satuan unit selambatnya 1 bulan setelah sk diterima,

G. Pangkat dan Jabatan

Pangkat adalah tingkatan dealam jabatan kepegawaian yang memgambarkan tingkatan seseorang, sehingga rangkaian susunan kepegawaian dapat digunakan
Promosi adalah penempatan pns pada jabatan yang lebih tinggi dengan wewenang dan tanggung jawabyang lebih tinggi serta diikuti penghasilan yang lebih tinggi dari sebelumnya.
Mutasi berkaitan dewngan perpindahan pns dari satu jabatan ke jabatan yang lain baik yang sejajare maupun lebih tinggi, baik ditempatkan di tempat inter organiosasi maupun luar organisasi
Demosi adalah penurunan pangkat dan atau penurunan jabatan yang membawa pula konserkuensi penurunan penghasilan yang bersangkutan sebagai pns.

Pengenaan demosi :
• Pengenaan sanksi kepada pns karena telah melanggar peraturan perundangan
• Adanya kebijakan perampinagan organisasi sehingga berakibat beberapa jabatan harus dihilangkan.

Jabatan adalaqh kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang pns dalam susunan suatu orgsnisasi pemerintahan.

Jenis – jenis jabatan karier :
• Structural
Disebut juga jabatan eselon yang disusun berdasarkan beban resiko yaitu berat dan ringannya pelaksanaan tugas termsuk tanggung jawab yang dilengkapi pula dengan hak dan wewenag.

• Fungsional
Merupakan jabatan yang berkaitan dengan kedudukan yang menunjukan posisi pns dalam menjalankan tugas, tanggung jawab, wewenang, maupun haknya yang didasarkan atas keahlian dan keterampilan khusus dan tinggi serta bersifat mandiri.

Tujuan jabatan fungsional :
• Meningkatkan profesionalisme pns
• Pengembangan karier pns
• Meningkatkan kinerja pns sebagai aparatur pemerintah

Daftar urut kepangkatan adalah suatu daftar yang berisikan data kepegawaian suatu instansi atau satuan organisasi pemerintahyang dijadikan salah satu indicator dalam penempatan seorang pns dalam menduduki suatu jabatan.

Macam – macam pegawai :
• Buruh
Mereka yang bekerja pada usaha perseorangan yang biasanya dalam jangka waktu pendek yang diberi imbalan berupa upah secara harian, mingguan, atau borongan sesuai dengan kesepakatan antar kedua belah pihak, baik lisan maupun tulisan.

• Karyawan
Mereka yang berkerja pada suatu badan usaha/perusahaan baik milik swasta maupun pemerintah, dalam jangka waktu cukup lama yang diberikan imbalan berupa gaji yang diatur sesuai perundangan.

• Pegawai negeri
Setiap warga Negara RI yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas Negara lain dan digaji berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku.

• Pegawai harian
Orang yang berkerja pada suatu lembaga/perusahaan, baik pemerintah maupun swasta dengan menerima upah berdasarkan waktu setiap harinya.

• Pegawai percobaan
Pegawai yang baru diangkat, baik dilingkungan pemerintah maupun swasta dengan masa uji.

• Pegawai bulanan
Orang yang bekerja pada suatu lembaga dan menerima upah berdasarkan waktu setiap bulan.

• Pegawai borongan
Orang yang bekerja pada suatu lembaga dengan menerima upah berdasarkan satuan hasil kerja yang dicapainya.

• Pegawai musiman
Orang yang bekerja pada suatu lembaga dalam masa tertentu.

H. Lembaga Kepegawaian

1. BKN
Bertugas menyelenggarakan manajemen pns yang menyangkut perencanaan pengembangan kualitas sumber daya pns dan adm kepegawaian, pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan danpemeliharaan informasi, mendukung perumusan kebijakan kesejahteraan pns, serta memberikan bimbingan teknis kepada unit organisasi yang menangani kepegawaian instansi pemerintah pusat dan daerah.

Fungsi BKN :
• Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional dibidang kepegawaian
• Penyelenggaraan koordinasi, identifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan, pengawasan dan pengendalian pemamfaatan pendidikan dan pelatihan bagi pns
• Penyelenggaraan adm kepegawaian pejabat Negara dan mantan pejabat Negara.

Contoh pejabat fungsional :
• Peneliti
• Penyuluh pertanian
• Perawat
• Dosen
• Jaksa
• Dll

2. LAN
Keppres No 103 tahun 2001 tentang kedudukan, fungsi, tugas, wewenang, susunan organisasi, dan tata kerja lembaga pemerintah nondepartemen, disebutkan bahwa LAN bertanggung jawab melaksanakan tugas pemerintahan di bidang adm Negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.


Fungsi LAN :
• Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional tertentu dibidang adm Negara
• Pengkajian kinerja kelembagaan dan sumber daya aparatur dalam rangka pembangunan adm Negara dan peningkatan kualitas sumber daya aparatur
• Penelitian dan pengembangan manajemen kebijakan dan pelayanan di bidang adm Negara
• Penelitian dan pengembangan manajemen adm pembangunan dan otomatisasi adm Negara
• Pembinaan dan penyelenggaraan pendidikan pelatihan bagi aparatur Negara
• Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas LAN
• Fasilitas pembinaan tentang kegiatan instansi pemerintah di bidang adm Negara
• Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan adm umum

3. BKD
Bertugas mengurusi adm kepegawaian PEMDA baik pemerintahan kota/kab maupun pemerintah provinsi sesuai UU tentang kewenangan pemda mengatur kepegawaian mulai dari rekruitmen sampai pension berada di kab/kota. Pembentukan bkd pada umumnya didasarkan pada perda masing – masing.

4. MENPAN
Tugasnya membantu presiden dalam merumuskan kebijakan, koordinasi dibidang pendayagunaan aparatur Negara.

Fungsi Menpan :
• Perumusan kebijakan pemerintah dibidang pendayagunaan aparatur Negara
• Pengkoordinasian, pengangkatan, penyusunan terencana, pemograman pemantauan, analisis dan evaluasi dibidang pendayagunaan aparatur Negara.

Fungsi Baperjakat adalah memberikan pertimbangan yang berkaitan dengan promosi dan mutasi.

Tugas pokok Baperjakat :
• Memberikan pertimbangan kepada pejabat Pembina dalam pengankatan, pemindahan, dan pemberhentian dr jabatan structural eselon dua ke bawah
• Memberikan pertimbangan kepada pejabat Pembina dalam kenaikan pangkt bagi yang menduduki jabatan structural dan menunjukan prestasi kerja luar biasa.

Komisi kepegawaian berfungsi untuk menjamin kualitas dan objektivitas dalam pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian pns dalam dan dari jabatan structural eselon dua ke bawah dari setiap instansi, dibentuk baperjakat baik untuk instansi pusat, provinsi, maupun kab/kota.

Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga tinggi Negara sebagaimana dimaksut dalam UUD 45 dan UU lainnya.

Pejabat pemerintah adalah orang yang menduduki lembaga pegawai negeri kerir yang berdasrkan sisitem kepegawaian dan peraturan perundangan menduduki jabatan structural pada struktur organisasi dan tata kerja dalam organisasi institusi pemerintah.

H. Disiplin dan Diklat Pns

Hukuman disiplin Pns :
• Ringan : teguran lisan maupun tertulis
• Sedang : penundaan kenaikan pangkat
• Berat : pemberhentian dari jabatan

Diklat pns terbagi 2 :
• Prajabatan Gol I, II, III
Merupakan syarat pengankatan sebagai pns
• Dalam jabatan
Dilaksanakan untuk mengembangkan pengetahuan, keterampilan dan sikap pns agar dapat melaksanakan tugas sebaik – baiknya.
1. diklatpin untuk Gol I – IV
dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi kepemimpinan aparatur pemerintah
2. diklat fungsional
dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi yang sesuai dengan jenis dan jenjang jabatan fungsional masing – masing.
3. diklat teknis
dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi teknis yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas pns.

Tujuan diklat :
• meningkatkan pengetahuan, keahlian, serta keterampilan pns dalam meleksanakan tugas secara professional
• menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan bangsa
• memeantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman, dan pemberdayaan masyarakat
• menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola piker dalam melaksanakan tugas pemerintahan umum
• dan pembangunan demi terwujudnya pemerintahan yang baik

sasaran diklat yaitu demi terwujudnya pns yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan persyaratan dalam jabatan masing – masing.